Cara Menyediakan Bajet Tahunan Syarikat dan Sasaran Jualan 2027: Panduan Langkah Demi Langkah

• 
• 

Dalam artikel sebelum ini, saya telah berkongsi mengapa organisasi tidak sepatutnya menunggu sehingga Disember untuk merancang tahun 2027.

Kali ini, saya mahu berkongsi langkah yang lebih praktikal: bagaimana menyediakan bajet tahunan syarikat dan menetapkan sasaran jualan berdasarkan data sebenar.

Perancangan bukan sekadar menetapkan satu angka besar. Pemimpin perlu mengetahui kedudukan semasa organisasi, mengenal pasti punca masalah dan menentukan tindakan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai sasaran tahun hadapan.

Pengalaman 15 Tahun di Syarikat Antarabangsa Jepun

Sepanjang 15 tahun saya bekerja di sebuah syarikat antarabangsa Jepun, proses perancangan dan penyediaan bajet untuk tahun berikutnya biasanya dimulakan pada bulan Oktober.

Ketika itu, setiap jabatan perlu melihat semula data prestasi masing-masing.

Antaranya:

• Prestasi jualan atau revenue
• Perbelanjaan operasi
• Produktiviti
• Kadar defect atau kecacatan
• Aduan pelanggan
• Pencapaian sasaran
• Masalah yang berlaku
• Aktiviti penambahbaikan
• Keperluan tahun berikutnya

Data tersebut bukan sekadar dikumpulkan untuk menyediakan laporan.

Ia dikaji untuk mengenal pasti pencapaian, jurang prestasi, punca masalah dan tindakan penambahbaikan yang perlu dimasukkan dalam perancangan tahun hadapan.

Berikut ialah langkah yang boleh digunakan oleh pemimpin dan ketua jabatan untuk menyediakan bajet serta sasaran tahun 2027.

Langkah 1: Kumpulkan Data Prestasi Semasa

Sebelum menentukan hala tuju tahun 2027, kumpulkan data sekurang-kurangnya bagi tempoh Januari hingga September 2026.

Jika mempunyai rekod beberapa tahun, buat perbandingan dengan prestasi 2024 dan 2025.

Antara data utama yang perlu dikumpulkan ialah:

Data jualan

• Jumlah jualan setiap bulan
• Jualan mengikut produk atau perkhidmatan
• Jualan mengikut pelanggan
• Jualan mengikut pasukan atau jurujual
• Nilai purata setiap transaksi
• Jumlah pelanggan baharu
• Jumlah pelanggan berulang

Data kewangan

• Jumlah pendapatan
• Kos jualan
• Perbelanjaan operasi
• Untung kasar
• Untung bersih
• Aliran tunai
• Hutang pelanggan
• Komitmen bulanan syarikat

Data operasi

• Kapasiti pengeluaran
• Tempoh menyiapkan kerja
• Kadar defect
• Pembaziran bahan
• Kerja yang perlu dibuat semula
• Aduan pelanggan
• Kos penyelenggaraan

Data sumber manusia

• Bilangan pekerja
• Kos tenaga kerja
• Kerja lebih masa
• Kehadiran
• Produktiviti
• Keperluan latihan
• Kekosongan jawatan

Data ini akan menunjukkan keadaan sebenar organisasi sebelum sasaran baharu ditetapkan.

Langkah 2: Bandingkan Sasaran Dengan Pencapaian

Sediakan perbandingan mudah antara sasaran dan pencapaian sebenar.

Daripada jadual ini, pemimpin boleh melihat dengan cepat perkara yang mencapai sasaran dan perkara yang memerlukan perhatian.

Jangan hanya melihat angka yang gagal dicapai. Kenal pasti juga pencapaian yang baik supaya strategi yang berkesan boleh diteruskan atau dikembangkan.

Langkah 3: Kenal Pasti Punca Sebenar

Apabila sasaran tidak tercapai, jangan terus membuat kesimpulan.

Sebagai contoh, apabila jualan menurun, ramai terus menganggap pemasaran tidak berkesan. Sedangkan puncanya mungkin datang daripada proses lain.

Mungkin:

• Pertanyaan pelanggan lambat dijawab
• Sebut harga lewat dihantar
• Harga tidak kompetitif
• Stok tidak mencukupi
• Kapasiti operasi terhad
• Produk tidak lagi memenuhi keperluan pelanggan
• Pasukan kurang memahami produk
• Pelanggan tidak membuat pembelian berulang

Gunakan kaedah bertanya “mengapa?” beberapa kali untuk mencari root cause.

Masalah: Jualan tidak mencapai sasaran.

Mengapa? Ramai prospek tidak membuat pembelian.

Mengapa? Prospek tidak menerima sebut harga dengan cepat.

Mengapa? Penyediaan sebut harga masih dilakukan secara manual.

Daripada analisis ini, punca sebenar mungkin bukan kekurangan prospek. Puncanya ialah proses dalaman yang terlalu lambat.

Langkah 4: Tentukan Penyelesaian atau Countermeasure

Selepas root cause dikenal pasti, tentukan tindakan pembetulan atau countermeasure.

Dalam contoh kelewatan sebut harga tadi, countermeasure yang boleh dilaksanakan ialah:

• Menyediakan format sebut harga standard
• Menggunakan sistem pengurusan sebut harga
• Menetapkan tempoh penghantaran dalam masa 24 jam
• Melantik pegawai yang bertanggungjawab
• Memantau jumlah sebut harga yang dihantar
• Menyemak kadar sebut harga yang bertukar menjadi jualan

Elakkan menggunakan tindakan yang terlalu umum seperti “tingkatkan pemasaran”, “perbaiki komunikasi” atau “tingkatkan produktiviti”.

Nyatakan tindakan yang boleh dilaksanakan dan diukur.

Langkah 5: Tetapkan Sasaran Revenue Tahun 2027

Selepas mengetahui prestasi semasa, barulah sasaran revenue tahun 2027 boleh ditetapkan.

Katakan revenue sebenar tahun 2026 dianggarkan sebanyak RM1 juta. Organisasi mahu meningkatkan revenue kepada RM1.3 juta pada tahun 2027.

Ini bermakna organisasi perlu mencari tambahan sebanyak:

RM1.3 juta – RM1 juta = RM300,000

Jangan berhenti pada angka RM1.3 juta sahaja.

Pemimpin perlu menentukan dari mana tambahan RM300,000 itu akan diperoleh.

Contohnya:

Dengan pecahan ini, sasaran menjadi lebih jelas dan mudah diterjemahkan kepada tindakan.

Langkah 6: Pecahkan Sasaran Kepada Bulanan dan Jabatan

Sasaran tahunan perlu dipecahkan kepada sasaran yang lebih kecil.

Jika sasaran revenue ialah RM1.3 juta, organisasi memerlukan purata sekitar:

RM1,300,000 ÷ 12 bulan = RM108,333 sebulan

Namun, sasaran tidak semestinya dibahagikan sama rata.

Jika sesetengah bulan mempunyai permintaan lebih tinggi, sasaran boleh disesuaikan berdasarkan trend jualan terdahulu.

Setiap jabatan juga perlu mengetahui sumbangan masing-masing.

Sebagai contoh:

• Bahagian pemasaran menghasilkan 100 prospek sebulan
• Bahagian jualan menukar sekurang-kurangnya 20 peratus prospek kepada pelanggan
• Bahagian operasi memastikan tempahan disiapkan mengikut tempoh
• Bahagian kewangan mengawal aliran tunai dan kutipan bayaran
• Bahagian khidmat pelanggan meningkatkan pembelian berulang

Revenue mungkin menjadi sasaran utama syarikat, tetapi pencapaiannya memerlukan kerjasama semua jabatan.

Langkah 7: Sediakan Bajet Setiap Jabatan

Setiap jabatan perlu menyediakan bajet berdasarkan aktiviti dan sasaran tahun 2027.

Antara komponen bajet ialah:

Setiap permohonan bajet perlu menjawab tiga perkara:

1. Apakah tujuan perbelanjaan?
2. Apakah sasaran yang akan disokong?
3. Apakah hasil yang dijangka?

Jika Jabatan Pemasaran memohon RM60,000 untuk kempen digital, organisasi perlu mengetahui jumlah prospek dan jualan yang dijangka daripada pelaburan tersebut.

Bajet bukan sekadar kos. Bajet ialah sumber yang digunakan untuk mencapai sasaran.

Langkah 8: Sediakan Action Plan

Setiap sasaran perlu diterjemahkan kepada action plan.

Gunakan format berikut:

Action plan perlu menjelaskan:

• Apa yang perlu dilakukan?
• Siapa yang bertanggungjawab?
• Bila perlu disiapkan?
• Berapa bajet diperlukan?
• Apakah sasaran?
• Bagaimana pencapaian akan diukur?

Langkah 9: Pantau Menggunakan PDCA

Perancangan tidak berakhir selepas bajet diluluskan.

Gunakan kaedah PDCA – Plan, Do, Check dan Act.

Plan

Tetapkan sasaran, bajet dan action plan.

Do

Laksanakan tindakan mengikut jadual.

Check

Semak pencapaian sebenar berbanding sasaran.

Act

Lakukan pembetulan dan penambahbaikan.

Semakan perlu dibuat setiap bulan atau sekurang-kurangnya setiap suku tahun.

Jangan tunggu sehingga Disember 2027 untuk mengetahui bahawa sasaran tidak tercapai.

Jika prestasi mula tersasar, kenal pasti punca dan ambil tindakan lebih awal.

Contoh Checklist Perancangan Tahun 2027

Sebelum perancangan diluluskan, pastikan perkara berikut telah disiapkan:

• Data prestasi tahun 2026
• Perbandingan sasaran dan pencapaian
• Analisis kekuatan dan kelemahan
• Senarai masalah utama
• Analisis root cause
• Countermeasure
• Sasaran revenue 2027
• Sasaran setiap jabatan
• Bajet setiap jabatan
• Action plan
• Jadual pelaksanaan
• Kaedah pemantauan
• Tarikh semakan bulanan atau suku tahunan

Mulakan Pada Bulan Oktober, Bukan Januari

Berdasarkan pengalaman saya dalam budaya kerja syarikat Jepun, bulan Oktober ialah masa yang sesuai untuk memulakan proses ini.

Pemimpin dan setiap ketua jabatan masih mempunyai masa untuk:

• Mengumpulkan data
• Membuat analisis
• Mengenal pasti masalah
• Menyediakan bajet
• Membincangkan keutamaan
• Menyelaraskan sasaran
• Mendapatkan kelulusan pengurusan

Apabila masuk Januari 2027, pasukan sepatutnya sudah tahu apa yang perlu dilakukan.

Januari ialah masa untuk mula melaksanakan perancangan—bukan baru mahu menentukan sasaran.

Kesimpulan

Bajet tahunan dan sasaran jualan tidak boleh dibuat berdasarkan anggaran semata-mata.

Ia perlu bermula dengan data prestasi, diikuti analisis jurang, root cause, countermeasure, sasaran yang jelas dan action plan yang boleh dilaksanakan.

Data masa lalu bukan sekadar rekod.

Data masa lalu membantu pemimpin membuat keputusan hari ini untuk membina pencapaian yang lebih baik pada masa hadapan.

Bagi pemimpin yang mahu memahami kepentingan membuat persediaan lebih awal, baca juga:

Organisasi Sentiasa Sibuk Belum Tentu Produktif: Sudahkah Pemimpin Merancang Tahun 2027?

2027 Strategic Business Planning

M Niaga bersama rakan strategik menyediakan program dua hari 2027 Strategic Business Planning untuk membantu organisasi membina perancangan tahun hadapan secara tersusun dan praktikal.

Antara fokus program ialah:

• Mind Setting – Leader Sang Juara
• Misi dan visi organisasi
• Semakan pencapaian semasa
• Root cause dan problem solving
• Strategi pemasaran terkini
• SMART Goal Setting
• PDCA
• Action plan dan penyediaan jadual
• Master Plan 2027

Program ini sesuai untuk pemilik perniagaan, pengurusan tertinggi, ketua jabatan dan pasukan yang terlibat dalam penyediaan bajet serta perancangan organisasi.

Program boleh dijalankan secara in-house atau public training dan layak HRD Corp Claimable bagi organisasi yang memenuhi syarat.

Tentang Penulis

Baharim Sukari ialah usahawan, Business Coach, HRD Corp Accredited Trainer dan pengasas M Niaga.

Beliau mempunyai pengalaman selama 15 tahun dalam sebuah syarikat antarabangsa Jepun, melibatkan bidang pengurusan, jualan, logistik, perancangan, kawalan kos, audit dalaman dan penambahbaikan proses kerja.

Pengalaman dalam budaya kerja yang menekankan data, fakta, root cause, countermeasure dan penambahbaikan berterusan menjadi asas kepada pendekatan beliau dalam latihan, pengurusan perniagaan dan pembangunan organisasi.

Ingin Menjalankan Program atau Kursus Khas untuk Organisasi Anda?

Hubungi kami untuk mendapatkan cadangan program yang disesuaikan mengikut keperluan syarikat, jabatan atau agensi anda.

Program boleh dijalankan secara in-house atau public training dan layak HRD Corp Claimable bagi organisasi yang memenuhi syarat.

📞 Hubungi kami: 017-300 7878

📲 WhatsApp sekarang: KLIK DI SINI