Dashboard Perniagaan: 5 Nombor Yang Perlu Dilihat Setiap Hari

• 
• 

Ramai usahawan tahu berapa jualan mereka bulan lepas. Tetapi kalau ditanya berapa jualan semalam, berapa prospek yang masuk, berapa wang yang sudah diterima atau berapa perbelanjaan yang keluar, belum tentu semuanya boleh dijawab dengan cepat.

Saya sendiri pernah melalui keadaan itu.

Pada peringkat awal berniaga, daripada berniaga di pasar malam, kemudian membina perniagaan pakaian dan seterusnya dalam bidang latihan, fokus saya lebih banyak kepada buat kerja dan cari jualan. Pemantauan aktiviti dan nombor secara harian belum menjadi satu rutin.

Semakin lama berniaga, saya semakin sedar satu perkara: kita tidak boleh mengurus bisnes hanya berdasarkan apa yang kita rasa berlaku. Kita perlu tahu apa yang sebenarnya berlaku.

Di sinilah pentingnya sebuah dashboard perniagaan yang ringkas.

Bukan dashboard yang penuh dengan graf sehingga kita sendiri pening melihatnya. Cukup beberapa nombor penting yang boleh memberitahu keadaan bisnes dalam masa beberapa minit.

Saya Belajar Tentang Ketepatan Data Sejak Di Dunia Korporat

Sebelum terlibat sepenuh masa dalam perniagaan dan latihan, saya pernah bekerja di Onkyo Electronic (M) Sdn Bhd dalam bidang Sales, Logistics & Export.

Dalam operasi logistik dan eksport, ketepatan data bukan pilihan. Ia satu keperluan.

Antara sistem yang digunakan ketika itu ialah inventory system. Pada bila-bila masa, kita perlu boleh mengetahui jumlah stok semasa berdasarkan rekod dalam sistem.

Bayangkan kalau sistem menunjukkan ada 1,000 unit tetapi stok sebenar hanya 800 unit. Perbezaan itu bukan sekadar kesilapan nombor. Ia boleh memberi kesan kepada perancangan pengeluaran, penghantaran, komitmen kepada pelanggan dan keseluruhan operasi.

Begitu juga dengan konsep Just-In-Time (JIT). Apabila operasi bergerak mengikut perancangan masa dan keperluan sebenar, data yang tepat menjadi sangat penting.

Daripada pengalaman itu saya belajar bahawa:

Data yang betul membantu kita membuat keputusan yang betul.

Menariknya, apabila saya mula berniaga sendiri, prinsip yang sama sebenarnya sangat diperlukan — cuma dalam bentuk yang lebih mudah.

Jangan Tunggu Hujung Bulan

Dalam bisnes kecil, kita mudah terperangkap dengan kesibukan harian.

Ada pelanggan WhatsApp, quotation perlu dihantar, supplier perlu dibayar, content perlu dibuat, staff perlu diurus dan pelbagai perkara lain perlu diselesaikan.

Hujung bulan barulah kita bertanya:

“Berapa sebenarnya sales bulan ini?”

“Kenapa duit dalam akaun tinggal sebanyak ini?”

“Banyak orang bertanya, tetapi kenapa closing tak banyak?”

Sebenarnya, kalau kita mempunyai data harian, banyak persoalan ini boleh dikesan lebih awal.

Bagi saya, ada 5 nombor asas yang wajar dilihat secara konsisten.

1. Jualan — Berapa Yang Berjaya Ditutup?

Nombor paling mudah ialah jumlah jualan.

Tetapi jangan sekadar melihat jumlah jualan selepas sebulan. Pecahkan sasaran tahunan kepada bulanan, mingguan dan akhirnya target harian.

Contohnya, kalau sasaran bulan ini RM30,000, kita perlu tahu berapa sasaran yang perlu dicapai setiap minggu dan setiap hari.

Apabila kita tahu angka tersebut, lebih mudah untuk melihat kedudukan sebenar.

Jika sasaran hari ini RM1,500 tetapi hanya RM700 berjaya ditutup, kita sudah mempunyai satu signal untuk melihat apa yang berlaku.

Bukan untuk panik, tetapi untuk bertindak.

2. Prospek — Berapa Peluang Yang Kita Cipta Hari Ini?

Sales tidak muncul secara tiba-tiba.

Sebelum closing, mesti ada prospek.

Dalam sesi coaching yang pernah saya jalankan selama enam bulan bagi membantu peserta mencapai sasaran jualan, saya tidak hanya meminta mereka menetapkan target sales.

Saya meminta mereka memecahkan target kepada aktiviti harian.

Berapa prospek perlu dicari?

Berapa calling perlu dibuat?

Berapa presentation?

Berapa closing?

Dan berapa jumlah nilai jualan yang berjaya ditutup?

Data ini dipantau secara harian, mingguan dan bulanan, kemudian dilihat dalam konteks sasaran tahunan.

Kenapa?

Sebab kalau kita mahu mengubah keputusan, kita perlu melihat aktiviti yang menghasilkan keputusan tersebut.

Kalau hari ini kita mahu 5 closing tetapi hanya bercakap dengan 3 prospek, mungkin masalahnya bukan pada teknik closing. Aktiviti di bahagian awal sudah tidak mencukupi.

3. Conversion — Banyak Prospek Belum Tentu Banyak Sales

Katakan 50 orang bertanya tetapi hanya 5 orang membeli.

Maknanya conversion rate kita ialah 10%.

Sekarang kita mempunyai sesuatu yang boleh dianalisis.

Adakah follow-up lambat? Presentation kurang meyakinkan? Harga menjadi isu? Tawaran kurang menarik? Atau kita sebenarnya mendapatkan prospek yang tidak tepat?

Sebab itu saya suka melihat proses sales sebagai satu perjalanan:

Prospek → Calling → Presentation → Closing → Sales

Apabila setiap bahagian mempunyai nombor, kita lebih mudah mengetahui di mana proses itu tersekat.

Kita tidak lagi sekadar berkata, “Sales bulan ni slow.”

Kita boleh tahu kenapa ia slow.

Itulah bezanya.

4. Cash Flow — Sales Ada, Duit Ada?

Ini satu lagi perkara yang saya belajar melalui pengalaman berniaga.

Sales RM20,000 tidak semestinya bermaksud kita mempunyai RM20,000 untuk digunakan.

Ada invoice yang belum dibayar. Ada supplier yang perlu dibayar. Ada gaji, sewa, pengangkutan, pemasaran dan kos operasi.

Sebab itu kita perlu melihat wang yang benar-benar masuk dan wang yang perlu keluar.

Bagi bisnes kecil, cash flow sangat penting kerana kita tidak mempunyai ruang yang terlalu besar untuk melakukan kesilapan.

Mudah sahaja soalannya:

Berapa duit masuk? Berapa duit keluar? Berapa yang masih ada?

Tiga soalan ini pun sudah boleh memberikan gambaran yang jauh lebih baik tentang keadaan kewangan bisnes.

5. Perbelanjaan — Ke Mana Duit Bisnes Pergi?

RM30, RM50 atau RM100 mungkin nampak kecil.

Tetapi kalau banyak transaksi kecil berlaku setiap hari tanpa direkod, hujung bulan kita mungkin terkejut melihat jumlahnya.

Saya percaya satu prinsip mudah:

Apa yang tidak direkod, sukar untuk kita kawal.

Kita bukan mahu menyekat semua perbelanjaan. Bisnes memang memerlukan kos untuk berkembang.

Tetapi kita perlu tahu duit itu digunakan untuk apa dan sama ada perbelanjaan tersebut membantu menghasilkan nilai kepada bisnes.

Daripada Pengalaman Korporat, Coaching Hingga Bisnes Sendiri

Apabila saya melihat kembali perjalanan ini, sebenarnya prinsipnya hampir sama.

Semasa bekerja dalam bidang logistik dan eksport, saya belajar bahawa operasi memerlukan data yang tepat.

Apabila melakukan coaching sales, saya melihat bagaimana aktiviti harian perlu diukur untuk mencapai sasaran yang lebih besar.

Apabila mengurus perniagaan sendiri pula, saya belajar bahawa kita mudah terlepas pandang nombor apabila terlalu sibuk menjalankan operasi.

Daripada situ saya semakin yakin bahawa usahawan, khususnya PMKS, tidak semestinya memerlukan sistem yang terlalu kompleks.

Kita cuma perlu tahu nombor apa yang penting dan melihatnya secara konsisten.

Dashboard Tak Perlu Complicated

Bayangkan setiap pagi kita hanya melihat paparan seperti ini:

Dalam beberapa minit sahaja kita sudah boleh nampak keadaan semasa.

Kalau prospek rendah, tambah aktiviti mendapatkan prospek.

Kalau prospek banyak tetapi presentation sedikit, periksa proses follow-up.

Kalau presentation banyak tetapi closing rendah, periksa tawaran atau cara kita menjual.

Nombor menunjukkan di mana kita perlu bertindak.

Daripada Keperluan Sendiri, Lahirnya M Niaga BizTracker

Pengalaman mengurus bisnes sendiri juga membuatkan saya berfikir: bagaimana hendak menjadikan proses merekod dan memantau bisnes ini lebih mudah?

Saya tidak mahu sistem yang terlalu complicated sehingga usahawan kecil malas hendak menggunakannya.

Kita perlukan sesuatu yang Short, Simple but Smart.

Daripada keperluan dan pengalaman itulah saya membangunkan M Niaga BizTracker, sebuah sistem pengurusan kewangan bisnes yang membantu usahawan merekod dan melihat perkara penting dalam perniagaan dengan lebih tersusun.

Bagi saya, teknologi sepatutnya memudahkan kerja, bukan menambahkan kerja.

Yang penting bukan secanggih mana sistem yang kita gunakan.

Yang penting ialah kita mempunyai data, kita melihatnya dan kita menggunakannya untuk membuat keputusan.

Mulakan Dengan 10 Minit Sehari

Kalau hari ini anda belum mempunyai dashboard perniagaan, tidak mengapa.

Mulakan secara mudah.

Ambil 5 hingga 10 minit sehari untuk melihat jualan, prospek, conversion, cash flow dan perbelanjaan. Kalau anda mempunyai team sales, tambah aktiviti seperti calling, presentation dan closing.

Lakukan setiap hari.

Kemudian lihat secara mingguan.

Bandingkan secara bulanan.

Dan akhirnya lihat sama ada semuanya membawa kita semakin hampir kepada sasaran tahunan.

Daripada pengalaman saya sendiri, satu perkara yang paling ketara ialah:

Apabila kita mula memantau nombor, cara kita melihat bisnes juga berubah.

Kita tidak lagi hanya bekerja keras dan berharap hasilnya baik.

Kita mula tahu apa yang sedang berlaku, apa yang perlu diperbaiki dan apa tindakan seterusnya.

Jangan tunggu hujung bulan untuk mengetahui apa yang berlaku dalam bisnes.

Lihat nombor hari ini.

Kerana apa yang kita lakukan dan ukur hari ini, akhirnya menentukan nombor yang kita akan lihat di hujung tahun.

Tentang Penulis

Baharim Sukari merupakan usahawan, trainer dan business coach yang berpengalaman dalam bidang pengurusan, jualan, keusahawanan, AI, content creation dan digital marketing. Beliau pernah berkhidmat dalam sektor korporat bersama Onkyo Electronic (M) Sdn Bhd dalam bidang Sales, Logistics & Export sebelum menceburi dunia keusahawanan dan latihan.

Pengalaman daripada dunia korporat, coaching serta mengurus perniagaan sendiri banyak membentuk pendekatan beliau terhadap kepentingan sistem, data dan pemantauan prestasi dalam membuat keputusan perniagaan. Beliau juga merupakan pengasas M Niaga, platform majalah perniagaan online, serta membangunkan M Niaga BizTracker bagi membantu usahawan dan PMKS mengurus serta merekod kewangan perniagaan dengan lebih mudah dan tersusun.

Prinsip beliau: Short, Simple but Smart.

Ingin menjalankan program/ kursus khas untuk organisasi anda?

Hubungi kami untuk mendapatkan cadangan program yang disesuaikan mengikut keperluan syarikat, jabatan atau agensi anda. Program boleh dijalankan secara in-house atau public, dan layak HRD Corp Claimable untuk organisasi yang memenuhi syarat.

📞 Hubungi kami : 017-300 7878

📲  WhatsApp sekarang [KLIK DI SINI]