Dalam bisnes, kita mudah memberikan perhatian kepada satu perkara — sales.
Berapa sales bulan ini?
Berapa pelanggan baharu?
Berapa quotation yang berjaya ditutup?
Semua itu penting. Tanpa jualan, bisnes memang sukar untuk bergerak.
Tetapi selepas melalui satu lagi minggu yang padat dengan program latihan, berinteraksi dengan barisan pengurusan, sales dan customer service, serta mengurus beberapa perkara berkaitan bisnes sendiri, saya semakin melihat satu perkara:
Sales adalah hasil. Tetapi di belakang hasil itu ada sebuah organisasi yang perlu diurus dengan baik.
Kalau organisasi lemah, sales yang tinggi sekalipun belum tentu dapat bertahan lama.
Untuk Weekly Business Review minggu ini, saya rumuskan 5 perkara kritikal yang perlu diberikan perhatian dalam mengurus sesebuah organisasi.
Bukan teori semata-mata.
Sebahagiannya datang daripada apa yang saya sendiri lihat, dengar dan pelajari sepanjang minggu ini.
1. DIRECTION — Organisasi Perlu Tahu Ke Mana Hendak Pergi
Minggu ini saya berpeluang mengendalikan program Team Building yang melibatkan barisan pengurusan sebuah organisasi.
Apabila bekerja dengan kumpulan pengurusan, saya semakin yakin bahawa salah satu tanggungjawab terbesar seorang leader bukan sekadar memberikan arahan.
Leader perlu memberikan arah.
Ada perbezaan besar antara arahan dan arah.
Arahan memberitahu seseorang apa yang perlu dilakukan.
Arah pula membuatkan seseorang memahami mengapa ia perlu dilakukan dan ke mana organisasi sedang menuju.
Organisasi boleh mempunyai pekerja yang bagus, teknologi yang baik dan modal yang mencukupi.
Tetapi jika setiap orang bergerak ke arah yang berbeza, banyak tenaga akan dibazirkan.
Sebab itu leadership perlu bermula dengan beberapa perkara asas:
Apa matlamat kita?
Apa keutamaan kita?
Siapa bertanggungjawab terhadap apa?
Bagaimana kita tahu kita sudah berjaya?
Leader tidak semestinya melakukan semua perkara.
Tugas leader ialah memastikan perkara yang betul dilakukan oleh orang yang betul untuk mencapai matlamat yang betul.
Business Lesson
Jangan hanya bertanya:
“Apa yang team saya buat minggu ini?”
Sesekali tanyakan:
“Adakah apa yang mereka lakukan membawa organisasi ke arah matlamat yang kita tetapkan?”
Itulah bezanya antara busy organization dengan focused organization.
2. TIME — Sibuk Tidak Semestinya Produktif
Masa mungkin merupakan sumber paling adil dalam dunia perniagaan.
CEO mempunyai 24 jam.
Manager mempunyai 24 jam.
Pekerja mempunyai 24 jam.
Usahawan juga mempunyai 24 jam.
Yang membezakan ialah bagaimana masa tersebut digunakan.
Minggu ini sendiri memberikan satu peringatan kepada saya tentang perkara ini.
Dalam tempoh beberapa hari, jadual dipenuhi dengan program latihan di lokasi berbeza, persediaan modul, perjalanan, komunikasi pelanggan, content, follow-up dan pada masa yang sama operasi bisnes tetap perlu berjalan.
Dalam keadaan begini, kita mudah terperangkap dengan satu perasaan:
“Aku sangat sibuk.”
Tetapi sibuk bukan KPI.
Persoalan yang lebih penting ialah:
“Apa yang benar-benar telah diselesaikan?”
Ada kerja yang nampak urgent tetapi impaknya kecil.
Ada pula kerja yang tidak mendesak hari ini tetapi sangat penting untuk masa depan bisnes.
Di sinilah pentingnya priority management, bukan sekadar time management.
Kita tidak boleh mencipta lebih banyak masa.
Tetapi kita boleh menentukan apa yang layak menerima masa kita.
Business Lesson
Sebelum memulakan hari, tentukan:
Apa 3 perkara paling penting yang mesti diselesaikan hari ini?
Kalau semuanya dianggap priority, sebenarnya tiada apa yang menjadi priority.
3. RESOURCES — Jangan Hanya Cari Sumber Baharu, Urus Apa Yang Sudah Ada
Apabila bercakap tentang sumber dalam organisasi, ramai terus memikirkan wang.
Sebenarnya sumber organisasi jauh lebih besar.
Kita mempunyai: Manusia. Masa. Wang. Teknologi. Maklumat. Aset. Network.
Malah pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki oleh pekerja juga merupakan sumber organisasi.
Persoalannya:
Adakah kita benar-benar menggunakan semua sumber tersebut dengan baik?
Kadangkala organisasi mahu mengambil lebih ramai pekerja sedangkan masalah sebenar ialah proses kerja yang tidak efisien.
Kadangkala kita membeli software baharu sedangkan software yang sedia ada pun belum digunakan sepenuhnya.
Kadangkala seorang pekerja mempunyai kemahiran tertentu tetapi organisasi sendiri tidak mengetahuinya.
Dan hari ini kita mempunyai satu lagi sumber yang sangat besar — AI dan teknologi digital.
AI boleh membantu menghasilkan idea, menyusun maklumat, menyediakan draf, menganalisis data dan mempercepatkan banyak tugasan.
Tetapi teknologi hanya menghasilkan nilai apabila manusia tahu bagaimana menggunakannya.
Business Lesson
Sebelum berkata:
“Kita tak cukup resource.”
Tanya dahulu:
“Adakah kita sudah memaksimumkan resource yang kita ada?”
Kadangkala organisasi bukan kekurangan sumber.
Organisasi cuma belum mengurus sumber dengan betul.
4. DEVELOPMENT — Organisasi Tidak Boleh Berkembang Jika Manusianya Tidak Berkembang
Ini antara perkara yang paling jelas saya lihat sepanjang minggu ini.
Saya berhadapan dengan peserta daripada fungsi kerja yang berbeza — daripada sales hinggalah customer service.
Dalam program Sales Accelerator Bootcamp, peserta didedahkan kepada penggunaan AI, personal branding dan content strategy.
Dalam AI Productivity Bootcamp, peserta pula melihat bagaimana AI dan digital tools boleh digunakan untuk membantu tugasan dan meningkatkan produktiviti di tempat kerja.
Satu perkara yang menarik ialah apabila peserta mula mencuba sendiri.
Daripada tidak tahu, mereka mula faham.
Daripada sekadar tahu tentang AI, mereka mula melihat bagaimana teknologi tersebut boleh digunakan dalam pekerjaan sebenar.
Di sinilah organisasi perlu memahami bahawa dunia kerja sedang berubah dengan cepat.
Cara kita bekerja lima tahun lalu tidak semestinya menjadi cara terbaik untuk bekerja hari ini.
Dan cara kita bekerja hari ini mungkin sudah berubah lagi beberapa tahun akan datang.
Sebab itu upskilling dan reskilling bukan lagi sesuatu yang boleh dianggap sebagai aktiviti tambahan.
Ia sebahagian daripada survival organisasi.
Tetapi saya juga selalu mengingatkan peserta:
Training sahaja tidak mencukupi.
Ilmu perlu dipraktikkan.
Apabila dipraktikkan, ia menjadi kemahiran.
Apabila kemahiran digunakan secara konsisten, barulah ia menghasilkan perubahan.
ILMU → PRAKTIK → KEMAHIRAN → IMPAK
Business Lesson
Jangan hanya bertanya:
“Berapa banyak training pekerja kita sudah hadiri?”
Tanyakan:
“Apa yang pekerja kita boleh lakukan hari ini yang mereka tidak boleh lakukan sebelum ini?”
Itulah ukuran pembangunan yang lebih bermakna.
5. DATA — Jangan Mengurus Organisasi Dengan Andaian
Ini mungkin antara perkara yang paling kritikal dalam pengurusan organisasi hari ini.
Kita sering mendengar ayat:
“Rasanya sales okay.”
“Rasanya banyak quotation masuk.”
“Rasanya bulan ini untung.”
“Rasanya expenses tak banyak.”
Masalahnya ialah satu perkataan:
RASANYA.
Keputusan bisnes tidak sepatutnya dibuat berdasarkan rasa semata-mata.
Kita perlukan data.
Berapa quotation dikeluarkan?
Berapa yang berjaya ditukar menjadi sales?
Berapa invoice masih belum dibayar?
Berapa income sebenar?
Berapa expenses?
Bagaimana keadaan cash flow?
Siapa pelanggan kita?
Di sinilah saya sendiri semakin melihat pentingnya sistem pengurusan yang mudah.
Antara projek yang sedang kami bangunkan ialah M Niaga BizTracker, sebuah sistem yang memberi fokus kepada perkara asas pengurusan bisnes seperti quotation, invoice, income, expenses, customer records dan reporting.
Kenapa?
Kerana saya percaya PMKS tidak semestinya memerlukan sistem yang terlalu kompleks.
Tetapi mereka perlu mempunyai maklumat yang cukup untuk membuat keputusan yang lebih baik.
Prinsipnya mudah:
Apa yang tidak direkod, sukar diukur.
Apa yang tidak diukur, sukar diperbaiki.
Business Lesson
Sebelum membuat keputusan penting minggu hadapan, tanyakan:
“Keputusan ini berdasarkan data atau andaian?”
Kadangkala satu nombor boleh mengubah keputusan yang kita hampir buat berdasarkan perasaan.
5 Perkara Ini Sebenarnya Saling Berkaitan
Kalau kita perhatikan, kelima-lima perkara ini tidak boleh berdiri sendiri.
DIRECTION menentukan ke mana organisasi mahu pergi.
TIME menentukan bagaimana keutamaan diberikan.
RESOURCES menentukan apa yang boleh digunakan untuk mencapai matlamat.
DEVELOPMENT memastikan manusia mempunyai kompetensi untuk melaksanakannya.
Dan DATA memberitahu sama ada kita benar-benar bergerak ke arah yang betul.
Kita boleh ringkaskan sebagai:
5D Pengurusan Organisasi
DIRECTION → DISCIPLINE → DEPLOYMENT → DEVELOPMENT → DATA
Direction tanpa tindakan hanya tinggal perancangan.
Resources tanpa pengurusan menjadi pembaziran.
Training tanpa praktikal menjadi pengetahuan.
Dan keputusan tanpa data menjadi andaian.
Weekly Business Review: Berhenti Sekejap Sebelum Memulakan Minggu Baharu
Ada satu lagi perkara yang saya pelajari daripada minggu yang sibuk.
Minggu yang sibuk tidak semestinya minggu yang berjaya.
Kadangkala kita terlalu sibuk mengejar tugasan sehingga tidak sempat berhenti dan melihat semula apa yang sebenarnya sedang berlaku dalam organisasi kita.
Sebab itu sebelum memulakan minggu baharu, cuba luangkan sedikit masa dan tanyakan 5 soalan ini:
DIRECTION — Adakah team kita tahu apa priority minggu hadapan?
TIME — Di manakah masa kita paling banyak digunakan minggu ini?
RESOURCES — Adakah kita menggunakan sumber yang ada dengan optimum?
DEVELOPMENT — Apa yang team kita pelajari dan apa yang perlu mereka tingkatkan?
DATA — Apa yang nombor sebenarnya beritahu kita tentang bisnes?
Tidak perlu review yang terlalu kompleks.
Yang penting kita berhenti, melihat, belajar dan memperbaiki.
Kerana organisasi yang baik bukan dibina dalam satu hari.
Ia dibina melalui keputusan-keputusan kecil yang dibuat dengan betul, minggu demi minggu.
Dan mungkin soalan terbaik untuk kita tutup Weekly Business Review minggu ini ialah:
“Adakah organisasi kita hari ini lebih baik berbanding minggu lalu?”
Kalau jawapannya ya, teruskan.
Kalau jawapannya belum, kita sudah tahu apa yang perlu dilakukan minggu hadapan.
Review. Learn. Improve. Repeat.
Ingin menjalankan program/ kursus khas untuk organisasi anda?
Hubungi kami untuk mendapatkan cadangan program yang disesuaikan mengikut keperluan syarikat, jabatan atau agensi anda. Program boleh dijalankan secara in-house atau public, dan layak HRD Corp Claimable untuk organisasi yang memenuhi syarat.
📞 Hubungi kami : 017-300 7878
📲 WhatsApp sekarang [KLIK DI SINI]
