Ramai leader sibuk bekerja dalam bisnes, tetapi leader yang hebat membina sistem supaya bisnes boleh terus berjalan walaupun tanpa dirinya.
“Coach, macam mana boleh bahagi masa? Urus bisnes, hasilkan content, menulis artikel, melatih usahawan… sempat ke?”
Itulah antara soalan yang pernah ditanya oleh seorang peserta kursus kepada saya.
Saya hanya tersenyum dan menjawab ringkas.
“Sistem kerja.”
Ramai usahawan PMKS berbangga kerana mereka boleh melakukan hampir semua perkara sendiri. Menyediakan quotation, mengeluarkan invois, mengurus stok, melayan pelanggan, membuat pemasaran, sehinggalah menyemak aliran tunai.
Nampak hebat.
Tetapi sebenarnya, itu petanda bisnes masih terlalu bergantung kepada seorang individu.
Apabila pemilik bercuti, sakit atau menghadiri urusan luar, operasi mula perlahan. Ada yang terus terhenti.
Leader yang hebat bukan membina organisasi yang bergantung kepada dirinya. Leader yang hebat membina sistem.
Apa Maksud Sistem?
Ramai beranggapan sistem bermaksud membeli perisian yang mahal.
Sebenarnya tidak.
Sistem ialah cara bekerja yang tersusun, konsisten dan mudah diikuti oleh orang lain.
Hari ini, teknologi menjadikan sistem lebih mudah dibina.
Contohnya dalam pengurusan kewangan, CRM, inventori, sumber manusia dan pelbagai proses lain.
Apabila setiap aktiviti mempunyai sistem, kerja menjadi lebih cepat, lebih kemas dan kurang bergantung kepada ingatan seseorang.
Sistem Menjadikan Bisnes Lebih Cekap
Semasa saya bekerja hampir 15 tahun di sebuah syarikat elektronik Jepun, saya belajar satu perkara yang sangat penting.
Mereka tidak bergantung kepada individu.
Mereka bergantung kepada sistem.
Setiap proses mempunyai standard, prosedur dan cara kerja yang jelas. Sebab itu operasi berjalan dengan lancar walaupun melibatkan ramai pekerja.
Pengalaman itulah yang mengubah cara saya melihat pengurusan bisnes.
Hari ini, saya percaya perkara yang sama juga perlu diterapkan oleh PMKS.
Sistem Mengurangkan Kos
Ramai melihat sistem sebagai satu kos.
Hakikatnya, sistem membantu mengurangkan kos.
Kos masa.
Kos tenaga.
Kos kesilapan.
Kos operasi.
Semakin banyak kerja dibuat secara manual, semakin tinggi risiko berlakunya kesilapan dan pembaziran.
Sebab itu syarikat yang mempunyai sistem biasanya lebih cekap dan lebih mudah berkembang.
Sistem Lama Perlu Berubah
Masih ramai usahawan menyediakan quotation menggunakan Microsoft Word.
Apabila pelanggan bersetuju, semua maklumat ditaip semula untuk menghasilkan invois.
Bukan sahaja mengambil masa, malah meningkatkan risiko kesilapan.
Hari ini, kerja seperti ini boleh dipermudahkan.
Contohnya melalui M Niaga BizTracker.
Maklumat pelanggan hanya perlu direkodkan sekali.
Quotation boleh terus ditukar kepada invois tanpa perlu menaip semula.
Status bayaran pelanggan juga lebih mudah dipantau.
Bagi usahawan yang baru bermula, pelan percuma sudah mencukupi untuk membina budaya bekerja secara bersistem. Apabila bisnes semakin berkembang, barulah naik taraf mengikut keperluan.
Yang penting bukan harga sistem.
Yang penting ialah mula membina sistem.
Jangan Tunggu Bisnes Besar
Ramai berkata,
“Nanti bila bisnes dah besar, barulah saya buat sistem.”
Hakikatnya, ramai usahawan berjaya membesarkan bisnes kerana mereka mula membina sistem sejak awal lagi.
Sistem tidak semestinya mahal.
Yang mahal ialah apabila setiap hari kita membazir masa melakukan kerja yang sama berulang kali.
Jadilah Leader Yang Bersistem
Leader yang hebat bukan orang yang paling sibuk.
Leader yang hebat ialah orang yang membina sistem supaya organisasinya terus bergerak walaupun tanpa dirinya.
Apabila sistem sudah kukuh, operasi menjadi lebih lancar, keputusan lebih pantas dibuat, kos dapat dikurangkan dan leader mempunyai lebih banyak masa untuk memikirkan strategi masa hadapan.
Ingat…
Sistem tidak semestinya mahal.
Tetapi ketiadaan sistem selalunya jauh lebih mahal.
Jadilah leader yang membina sistem, bukan leader yang menjadi sistem.
Tentang Penulis
Baharim Sukari ialah usahawan, jurulatih bertauliah HRD Corp dan pengasas M Niaga. Berbekalkan pengalaman hampir 15 tahun di syarikat elektronik Jepun serta lebih 18 tahun melatih usahawan dan organisasi di seluruh Malaysia, beliau aktif berkongsi ilmu mengenai AI Productivity, Digital Marketing dan pengurusan bisnes yang lebih sistematik. Melalui platform M Niaga dan M Niaga BizTracker, beliau membantu PMKS membina bisnes yang lebih tersusun, cekap dan bersedia untuk berkembang.
